Protection des données personnelles
Comment l’École de Karaté Shotokan DOJOKUN utilise les données de ses adhérents et, pour les mineurs, celles de leurs représentants légaux.
Qui est responsable de vos données ?
Le responsable du traitement est l’association elle-même, en tant que personne morale :
Association DOJOKUN — École de Karaté Shotokan
ZA 1, Rue Barthélémy Contestin, 30300 Fourques
Association loi 1901 — n° SIRET : 804591694 00015
Représentée par sa Présidente ou son Président en exercice
Contact pour toute question ou demande relative aux données personnelles : adherents@dojokun.net
Le club n’est pas légalement tenu de désigner un délégué à la protection des données (DPO) compte tenu du volume et de la nature des données traitées. Le contact ci-dessus fait office de référent.
Pourquoi utilisons-nous vos données ?
Chaque finalité repose sur une base légale précise, comme l’exige le RGPD :
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Gérer l’adhésion, la réadhésion et le dossier administratif | Exécution du contrat d’adhésion |
| Organiser les groupes, cours et communications nécessaires au fonctionnement du club | Exécution du contrat d’adhésion |
| Gérer les cotisations, échéances, encaissements et justificatifs | Exécution du contrat / obligations comptables |
| Gérer les passages de grade et conserver leur historique utile | Exécution du contrat d’adhésion |
| Envoyer une invitation de réadhésion après la fin de la saison | Intérêt légitime du club (vous pouvez vous y opposer, voir section 9) |
| Publier des photographies ou vidéos identifiantes sur les supports choisis | Consentement (facultatif et distinct) |
| Transmettre les informations requises à la Fédération Française de Karaté | Obligation légale / réglementaire |
Quelles données collectons-nous ?
Selon votre situation, nous traitons les catégories suivantes :
- Identité : nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité
- Coordonnées : adresse, code postal, ville, téléphone, email
- Pour les mineurs : identité et coordonnées du représentant légal
- Sécurité : personne à prévenir et numéro à appeler en cas d’urgence
- Vie du club : saison, groupe, type d’inscription, statut du dossier
- Pièces administratives : indication qu’un certificat, une attestation ou une autorisation parentale a été reçu, avec sa date
- Paiements : montant dû, montant reçu, mode de règlement, échéances, statut d’encaissement, numéro de chèque si besoin
- Grades : grade présenté, date du passage, résultat, avis et commentaire technique
- Consentements et preuves : date de lecture de la notice, acceptation du règlement intérieur, choix relatif au droit à l’image
- Traces techniques limitées : dates d’envoi des confirmations et relances, erreurs nécessaires au dépannage
Les informations sont-elles obligatoires ?
Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires pour gérer l’adhésion ou respecter une obligation applicable. Sans ces informations, le club peut ne pas être en mesure de finaliser le dossier.
Le choix relatif à la publication de photos ou vidéos est facultatif. Le refuser n’empêche ni l’adhésion, ni la participation aux cours.
Qui peut accéder aux données ?
Les données sont accessibles, dans la limite de leurs missions, à :
- Les membres habilités du bureau
- Les enseignants, pour les informations nécessaires à l’organisation des cours et au suivi des grades
- Le trésorier, pour les informations nécessaires aux règlements
- Les prestataires techniques agissant pour le compte du club, en tant que sous-traitants au sens de l’article 28 du RGPD : Airtable (base de données), Fillout (formulaires), Make (automatisations), Google / Gmail (messagerie)
- La Fédération Française de Karaté, lorsqu’une transmission est requise par la réglementation fédérale
Le club ne vend pas les données et ne les transmet pas à des partenaires à des fins commerciales.
Hébergement et transferts hors de l’Union européenne
Certains prestataires techniques peuvent traiter ou rendre accessibles des données depuis des pays situés hors de l’Espace économique européen. Le club recourt aux prestataires suivants :
- Airtable — base de données
- Google / Gmail — messagerie
- Make — automatisations
- Fillout — formulaires
Lorsque c’est le cas, ces transferts reposent sur les mécanismes prévus par le RGPD : décision d’adéquation, clauses contractuelles types, ou certification équivalente selon le prestataire.
Combien de temps conservons-nous les données ?
| Catégorie | Durée |
|---|---|
| Dossier d’adhésion et coordonnées | Pendant l’adhésion, puis jusqu’à 3 ans après sa fin pour proposition de réadhésion (sauf opposition par email) |
| Données détaillées d’une inscription saisonnière | Pendant toute l’activité de l’adhésion au dojo, purge après 1 an révolu sans réadhésion |
| Données et pièces comptables | Durée imposée par les obligations comptables, fiscales et probatoires applicables |
| Historique des grades | Pendant toute la durée du suivi sportif de l’adhérent |
| Choix relatif au droit à l’image | Pendant la période d’utilisation autorisée, et le temps nécessaire pour conserver la preuve du choix |
| Emails et journaux techniques | Durée courte nécessaire au suivi et au dépannage, puis suppression |
À l’issue des durées applicables, les données sont supprimées ou rendues anonymes, sauf obligation de conservation ou nécessité de défendre un droit en justice.
Droit à l’image
Le club peut souhaiter utiliser des photographies ou vidéos sur des supports précisément identifiés, par exemple :
- Le site internet du club
- Les réseaux sociaux officiels du club
- Les affiches, brochures ou supports de présentation du club
Une autorisation distincte précise les supports, l’objectif et la durée. Pour un mineur, l’autorisation du représentant légal est requise, et l’enfant doit être associé à la décision selon son âge et sa maturité.
Vous pouvez retirer votre autorisation pour les utilisations futures en écrivant à adherents@dojokun.net. Le club cessera les nouvelles publications concernées et examinera les possibilités de retrait des contenus déjà diffusés.
Quels sont vos droits ?
Dans les conditions prévues par la réglementation, vous pouvez demander :
- L’accès à vos données et une copie
- La rectification de données inexactes
- L’effacement de certaines données
- La limitation temporaire d’un traitement
- L’opposition à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, notamment aux relances de réadhésion
- La portabilité des données lorsque ce droit est applicable
- Le retrait de votre consentement relatif aux images, sans remettre en cause les traitements antérieurs au retrait
Pour exercer vos droits, écrivez à adherents@dojokun.net en indiquant votre nom, votre prénom et l’objet de votre demande. Pour un mineur, la demande peut être exercée par son représentant légal.
Le club répond en principe dans un délai d’un mois. Une preuve d’identité ne sera demandée qu’en cas de doute raisonnable, et uniquement dans la mesure nécessaire.
Réclamation auprès de la CNIL
Si, après avoir contacté le club, vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés — www.cnil.fr.
Sécurité et confidentialité
Le club limite les accès selon les responsabilités, protège les comptes, contrôle les partages, réalise des sauvegardes et prévoit des procédures d’archivage et de suppression. Les membres du bureau n’exportent ou ne partagent des données que lorsque cela est nécessaire et autorisé.
En cas d’incident susceptible de compromettre des données personnelles, le club documente l’incident, prend les mesures nécessaires, et évalue les obligations de notification à la CNIL et d’information des personnes concernées.
Évolution de la notice
Cette notice peut évoluer si les outils, les finalités, les destinataires ou les durées changent. La version applicable et sa date sont communiquées lors de l’inscription ou de la réadhésion.